En la planificación del seguimiento y evaluación estableceremos las siguientes cuestiones:
- Qué evaluaremos.
- Cuándo lo evaluaremos.
- Quiénes lo evaluarán.
- Cómo lo evaluaremos.
Para responder al Qué evaluaremos partiremos de tres conceptos, la adecuación, la eficacia y la eficiencia.
La adecuación de un proyecto nos hará referencia al grado de idoneidad de éste con respecto a la población o el ámbito sobre el que se quiere actuar.
La eficacia hace referencia al grado de consecución de los objetivos.
La eficiencia, por último, nos indica la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados.
Partiendo de estos tres conceptos (adecuación, eficacia y eficiencia), resulta evidente que tendremos que evaluar la idoneidad del proyecto, la consecución de los objetivos y los recursos empleados, tanto humanos, materiales y económicos, como el factor tiempo.
El Cuándo realizaremos el seguimiento y evaluación, también quedará establecido en el Proyecto.
Para ello fijaremos unos hitos en el tiempo cuya frecuencia vendrá determinada por la complejidad del Proyecto, por la cantidad de personas que lo desarrollan y por el grado de precisión deseado en la consecución de los objetivos.
Cuanto mayor sea su complejidad, mayor sea el número de personas que intervengan y mayor sea el grado de precisión deseado, mayor deberá ser la frecuencia de estos hitos.
Como criterio general, para un Proyecto que dure un año, serán entre mensuales y trimestrales, y en ellos analizaremos la información recogida en las actuaciones realizadas.
Una vez analizada esta información y vistos los posibles desvíos acontecidos con respecto al Proyecto, podremos adoptar las medidas necesarias para corregirlos y evitar nuevas desviaciones.
Así mismo, realizaremos una evaluación final que nos permita analizar de forma concreta todos los aspectos de la ejecución del Proyecto y de forma global sus resultados, de cara a tener criterios ante nuevas actuaciones y a poder justificar la subvención.
En algunas subvenciones se determinan períodos concretos de evaluación durante la ejecución del proyecto y una evaluación final.
En esos casos asumiremos los criterios establecidos por la convocatoria.
En cuanto al Quiénes participan en el proceso, existen varias posibilidades.
En principio parece lógico que contemos con los destinatarios de la actuación y con las personas que desarrollan el Proyecto de forma directa.
Sus visiones serán diferentes y complementarias, fijándose más los primeros en la adecuación y la eficacia del Proyecto, y los segundos en la eficacia y en la eficiencia.
Esto será debido a que los destinatarios son más conscientes de sus propias necesidades y de los resultados obtenidos y, las personas que desarrollan el programa, de los resultados alcanzados y de los medios empleados.
Sin embargo, existe una tercera posibilidad, igualmente complementaria, como es la de una evaluación externa que aporte una visión, desde fuera, de la adecuación, eficacia y eficiencia de nuestra actuación.
Por último, el Cómo nos dirá las herramientas concretas que vamos a utilizar para realizar el seguimiento y evaluación de la ejecución del Proyecto, y también deberá quedar fijado en la planificación de la evaluación.
Las herramientas para evaluar pueden ser de muchos tipos en función del tiempo del que dispongamos, el número de personas a evaluar, los aspectos que queramos evaluar, etc.
Algunos ejemplos de herramientas son los siguientes :
- Encuestas entre usuarios potenciales.
- Entrevistas a usuarios directos.
- Cuestionarios de preguntas cerradas.
- Cuestionarios de preguntas abiertas.
- Cuestionarios mixtos.
- Fichas de recogida de datos.
- Reuniones de los equipos de trabajo.
- Fotografías y vídeos.
Pero para que estas herramientas funcionen habremos de fijar en el Proyecto, en el capítulo de evaluación, unos aspectos en los que nos fijaremos a lo largo de toda la ejecución del Proyecto llamados Indicadores.
Los Indicadores serán hechos o expresiones concretas y cuantificables cuyos valores nos permitirán evaluar la idoneidad, la eficacia y la eficiencia del desarrollo de nuestro proyecto.
Por otra parte, podemos distinguir entre dos tipos de evaluación en función de su forma de expresión:
Una evaluación cuantitativa que se expresará mediante datos numéricos, ya sean absolutos o relativos, y una evaluación cualitativa, que quedará expresada mediante textos o frases y que será complementaria a la anterior.
En la administración existe una gran tendencia a dar y pedir que se den los datos de forma cuantitativa a la hora de evaluar un proyecto, y tendremos que tenerlo en cuenta cuando vayamos a presentar resultados, pero esto no debe implicar que no hagamos también una evaluación cualitativa de nuestro trabajo.
La evaluación cuantitativa nos permite una mayor facilidad a la hora de tabular, comparar y extraer datos, pero nos deja una información poco matizada y no siempre es capaz de explicar las causas de los resultados alcanzados.
Con el seguimiento y evaluación cualitativos recogeremos matices, motivos y razones que sólo se pueden conocer con una recogida de información más abierta, pero resultará mucho más complicada su sistematización y el tratamiento de los datos recogidos.
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