Elaboración del proyecto a presentar (II)

El proyecto

Como ya hemos comentado, el proyecto debe ser el punto de partida para buscar cualquier tipo de financiación y, por supuesto, cualquier subvención.

Si no partimos de un proyecto nuestro, nos influirán tanto las condiciones de la posible financiación encontrada, que terminaremos haciendo el proyecto de la administración.

Esto no quiere decir que no podamos dar a nuestro proyecto el enfoque particular que nos pidan en una convocatoria, pero siempre partiendo de Nuestro Proyecto.

Además de contar con un Proyecto de calidad, debemos cuidar su redacción y presentación, de manera que sea clara y sencilla de asimilar.

Nuestro Proyecto formará parte de un montón de expedientes que competirán por obtener la subvención solicitada. En la medida que sea claro, sintético y manejable tendremos más posibilidades de que sea aprobado.

Normalmente se presentan una gran cantidad de solicitudes de subvención a cada convocatoria, de manera que los/as técnicos/as de la administración se deben enfrentar a una gran cantidad de trabajo para poderlos seleccionar en muy pocos días.

Estos primeros proyectos, si son buenos, cumplen con los requisitos de la convocatoria y están bien presentados, son los que más posibilidades tienen de ser informados favorablemente ante la comisión que decide el reparto final, por lo que deberemos intentar presentarlos en el menor espacio de tiempo posible.

Partiendo de estas premisas, salvo que en la convocatoria se especifique otra manera, el proyecto lo presentaremos en tres documentos.

Documentos del Proyecto:

Primer documento: Datos más relevantes expuestos de forma muy gráfica.

Segundo documento: Desarrollo en profundidad del Proyecto, sin perdernos en retóricas.

Tercer documento: Anexos que avalen lo expuesto en el Segundo documento.

El Primer documento será una síntesis del Proyecto, donde se expondrán los datos más relevantes de éste:

A.- DATOS DE LA EMPRESA

• Empresa.
• Fecha de constitución.
• N.I.F.
• Fondos propios.
• Facturación (Euros).
• % Exportación.
• Dirección Social.
• Municipio.
• Provincia.
• Código Postal.
• Actividad principal.
• CNAE.
• Dimensión de la empresa.

B.- DEFINICIÓN DEL PROYECTO

• Localización del proyecto.
• Calle o plaza.
• Municipio.
• Código Postal.
• Actividad del proyecto.
• CNAE.
• Puestos de trabajo a crear en el centro de trabajo.
• Puestos de trabajo a mantener.
• Inversión total solicitada (Euros).

Todos estos datos será conveniente exponerlos a través de cuadros, cronogramas, listas, etc., de manera que sea muy sencillo de entender con un simple vistazo y transmita la visión global de nuestro Proyecto.

Este Primer documento será desarrollado y completado en el Segundo documento, donde entraremos más profundamente en la fundamentación y metodología de nuestro Proyecto.

En ningún caso esto significa llenar folios y folios de retórica vacía, sino explicar nuestro Proyecto basándonos en datos concretos.

Para la elaboración del Segundo documento comenzaremos por elaborar el índice de nuestro Proyecto.

De forma general podríamos utilizar el siguiente:

ÍNDICE.

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO.

1.1. ANTECEDENTES: DESCRIPCIÓN DEL MERCADO.

1.2. DATOS DE IDENTIFICACION:

• Nombre de la empresa.
• Dirección Social (calle, municipio, provincia y código postal).
• N.I.F.
• Teléf.
• Fax.
• Correo electrónico.
• Persona de contacto.
• Datos sociales de la empresa.
• Actividad para la que se solicita subvención con su clave CNAE.
• Antecedentes empresariales de los promotores o antecedentes históricos de la empresa.
• Ayudas oficiales, incluyendo las de la Unión Europea, solicitadas para este proyecto a otras líneas de ayuda.
• Lugar de ubicación del proyecto.

2. MEMORIA DESCRIPTIVA DEL PROYECTO.

2.1 JUSTIFICACIÓN DE LA INVERSIÓN.
Descripción del proyecto y de las inversiones a realizar. Descripción somera de las instalaciones actuales del centro productivo objeto del proyecto (si procede). Justificación, en su caso, de tener implantados sistemas de gestión medioambiental y/o de seguridad y/o calidad. Utilización de tecnologías de la información y comunicación (internet, correo electrónico, comercio electrónico, etc.).

2.2. DEFINICIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA EMPRESA
Descripción de los procesos de obtención de los principales productos o servicios, tecnología de la producción (propia, adquirida, contratos de asistencia técnica, etc.). Indicar si se introduce alguna innovación a escala nacional, comunitaria o mundial. Valoración presupuestaria de los bienes de equipo que incorporen innovaciones tecnológicas. Procedencia de los activos a incorporar.

2.3 RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA:

• Organigrama.
• Funciones del personal de la empresa.
• Empleo a crear.

2.4. PROGRAMA DE PRODUCCIONES ANUALES.

2.5. CARÁCTER INNOVADOR DE LA EMPRESA.
Productos. Indicar mejoras o innovaciones previstas y las ventajas que ofrecen frente a similares productos de la competencia. Citar materias primas utilizadas, fuentes de suministros principales y alternativos.

2.6 MEJORAS MEDIOAMBIENTALES
Indicar si la inversión cumple la normativa vigente sobre emisiones contaminantes y si está previsto reducir los índices de contaminación por debajo de lo preceptuado. En este caso comentar brevemente qué medios se utilizarán para ello.

3. CALENDARIO, PROGRAMA Y FECHA DE REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

4. PRESUPUESTO DESGLOSADO.

4.1. PRESUPUESTO DESGLOSADO DE LA INVERSIÓN INICIAL.
Descripción de las inversiones a realizar.

4.2. MEMORIA ECONÓMICA
Cuenta de explotación.

4.3. MEMORIA FINANCIERA.
Recursos de los que dispone la empresa para acometer el proyecto.

4.4. PRESPECTIVAS ECONÓMICAS.

• Cuenta de explotación a futuro.
• Balances previsionales.

5. EVALUACIÓN.

El criterio seguido para la elaboración del índice propuesto ha sido el de poder basar cada capítulo en los anteriores. Así pues, partiremos de la descripción de dos realidades, la nuestra (presentación) y la de la realidad sobre la que vamos a actuar (fundamentación).

Una vez descritas esas realidades, acotaremos el ámbito y los destinatarios de nuestra actuación, para, seguidamente, pasar a definir los objetivos.

La definición de objetivos suele ser una tarea compleja donde, a menudo, se mezclan deseos abstractos con posibles resultados muy concretos.

Como referencia nos puede servir la definición de tres tipos de objetivos, según sea su plazo de consecución, esto es:

Objetivos generales: Son aquellos que trascienden al proyecto, es decir, que una vez terminado el proyecto no seremos capaces de evaluarlos al cien por cien, porque su consecución no se agota con el proyecto. Sirven para encuadrar al resto de objetivos.

Objetivos específicos: Son aquellos que coinciden con el proyecto y, por tanto, se podrá evaluar al finalizar éste. Se derivan de los anteriores y sirven de base para los siguientes.

Objetivos operativos: Son aquellos que podrán ser evaluados al término de cada fase del proyecto y están directamente relacionados con las actividades propuestas en él.

Así pues, de estos objetivos operativos, se derivarán una serie de actividades recogidas en el proyecto y para cada una de ellas, así como para el proyecto en su conjunto, deberemos plantear un sistema de evaluación.

Estos objetivos deben redactarse de manera concreta y evaluable, al margen de que los enmarquemos dentro de unos fines u objetivos generales globales.

Debemos huir de los clásicos comienzos como Favorecer…, Potenciar…, Animar…, Promover…, etc., pues estos son fines de actuaciones más globales.

Nuestro Proyecto se enclava en un período de tiempo concreto, generalmente inferior o igual a un año, y, por tanto, debemos plantear objetivos evaluables en ese período.

Siempre que nos sea posible, concretaremos de forma numérica los resultados esperados y, cuando no lo sea, plantearemos el objetivo en términos medibles.

Los objetivos cuantificables no presentarán problemas a la hora de ser evaluados. Pese a ello en el capítulo referido a la evaluación mencionaremos algunas herramientas para medirlos.

En cuanto a los no cuantificables tendremos que diseñar técnicas a base de fichas, entrevistas, reuniones, cuestionarios, etc., que nos permitan valorar su grado de consecución.

Una vez que ya hemos concretado lo que realmente queremos hacer (Actividades y Evaluación), pasaremos a distribuirlo en el tiempo mediante un cronograma.

Pues bien, siguiendo con el mismo criterio, ya nos encontraremos en situación de determinar los recursos, tanto materiales como humanos, necesarios para la ejecución del proyecto.

Por último, la valoración económica de esos recursos nos permitirá elaborar un presupuesto coherente con todo el proyecto.

Lógicamente, este índice es una propuesta concreta entre muchas otras posibilidades, donde lo importante es que el orden y la enunciación de los capítulos sean claros, lógicos y coherentes con todo el Proyecto.

De esta manera facilitaremos la lectura y comprensión del mismo.

Una vez determinado el índice, comenzaremos a desarrollar el Segundo documento, subdividiendo cada capítulo como creamos conveniente.

Tras este paso, anotaremos en cada capítulo o subdivisión, las dos o tres ideas principales que deseamos transmitir. Intentar formular más de dos o tres ideas principales por apartado hará que nuestro Proyecto resulte complicado de entender.

Hecho esto sólo nos quedará redactar cada apartado de forma clara, ayudándonos de cuadros, esquemas, tablas, etc., de manera que resulte fácil de asimilar el contenido.

Así mismo, haremos referencia a los anexos que vayamos a incluir en el Tercer Documento.

Por último, el Tercer documento recogerá los anexos necesarios para explicar de manera pormenorizada cualquier aspecto del Proyecto.

Pongamos tres ejemplos:

1. Si en la fundamentación hemos hecho referencia a datos extraídos de un estudio entre cuyas conclusiones se plantea la necesidad de desarrollar un proyecto como el nuestro, adjuntaremos este estudio como anexo.
2. Si para la elaboración del presupuesto hemos utilizado facturas proforma o tablas de cálculo para el coste de personal, también las incluiremos como anexo.
3. Así mismo, si en el proyecto hacemos referencia a nuestra experiencia en trabajos similares, podremos adjuntar como anexos los folletos, carteles, documentos, etc. que así lo avalen.

Todos estos anexos irán numerados por orden de aparición en el Segundo documento del Proyecto.